Um item bastante útil e importante no gerenciamento do projeto é o seu Work Breakdown Structure (WBS) ou Estrutura Analítica do Projeto (EAP).
Segundo o PMBOK, o WBS é um artefato que integra a área de conhecimento de Gerenciamento do Escopo. O sub-processo Criar EAP faz parte do processo de Planejamento, usando como entradas a declaração de escopo, a documentação de requisitos identificados e os ativos de processos organizacionais. As saídas são o WBS e o dicionário do WBS, além da linha de base do escopo e atualização em outros documentos do projeto.
O WBS orienta a elaboração do cronograma do projeto, fornecendo insumos para a identificação de atividades, é usada também na identificação de riscos, na análise de impacto de mudanças do projeto e também para demonstrar os progressos do projeto.
Seguem abaixo algumas dicas para a elaboração do WBS:
- consulte o "Practice Standard for WBS", elaborado pelo PMI, para obter dicas sobre a elaboração do WBS
- o site do Ricardo Vargas também tem diversos artigos e podcasts sobre EAP
- procure usar ferramentas visuais como Microsoft Visio, WBS Chart Pro ou até mesmo ferramentas de mapas mentais, como o MindManager
- se a ferramenta escolhida permitir exportar o WBS para o Microsoft Project, melhor ainda, pois facilita a elaboração do cronograma
- não confunda o WBS do Projeto com o do Produto, o WBS deve ter a decomposição do escopo do projeto, chegando até os pacotes de trabalho.
Finalmente, não esqueça dos 10 Mandamentos da EAP* abaixo:
I - Cobiçarás a EAP do próximo.
Antes de iniciar a elaboração da EAP do seu projeto, verifique a estruturação de escopos de trabalhos semelhantes. Consulte outros projetos da empresa, literatura, entre outros. Aprender com o passado é uma habilidade importante e valorizada.
II - Explicitarás todos os subprodutos, inclusive os necessários ao gerenciamento de projetos.
Lembre-se: O subproduto que não estiver na EAP (WBS) não faz parte do escopo do projeto. É importante, dessa forma, não deixar nenhum de fora. Vale mencionar também que o conceito de subproduto inclui os serviços como teste, alinhamento, treinamento, instalação, etc. A EAP (WBS) não deve conter insumos/recursos físicos a serem utilizados na geração dos subprodutos. Os custos de viagens, material, pessoal devem ser alocados ao elemento da EAP (WBS) para o qual eles contribuem.
III - Não usarás os nomes em vão.
Não devem ser usados nomes vagos para os elementos da EAP (WBS). Não pode haver dúvidas semânticas acerca dos subprodutos representados. Utilize termos concretos que representem subprodutos. EX: ao invés de "Elaborar o Manual do Equipamento", opte por "Manual do Equipamento".
IV - Guardarás a descrição dos pacotes de trabalho na EAP
Os pacotes de trabalho devem ser claramente definidos no dicionário da WBS para que fique bem explicito o trabalho a ser realizado. O "Dicionário da WBS" é o documento que define e / ou descreve o trabalho a ser realizado em cada pacote de trabalho da WBS.
V - Decomporás até o nível de detalhe (pacote de trabalho) que permita o planejamento e o controle do trabalho necessários para a entrega do subproduto.
O planejamento e o controle incluem: escopo (verificação e controle de mudanças); tempo (definição das atividades); custo (planejamento de recursos, estimativa de custo e orçamento); e risco (planejamento do risco).
VI - Não decomporás em demasia, de forma que o custo, o tempo de planejamento e o controle não tragam o benefício correspondente.
Planejar e controlar tem o seu custo/tempo necessário para o trabalho. Assim, decomponha de acordo com a sua necessidade para o projeto. Os fatores riscos e os custos associados são determinantes do rigor a ser aplicado nos controles. Caso um projeto tenha produtos com altos níveis de incerteza (riscos altos) e custos elevados, os controles demandarão uma decomposição extremamente detalhada.
VII - Honrarás o pai.
Cada elemento da EAP deve ser componente do subproduto ao qual está subordinado (pai). Ex.: O fato de um treinamento depender da disponibilização de um manual do equipamento não quer dizer que a elaboração do manual faça parte deste mesmo treinamento.
VIII - Decomporás de forma que a soma dos subprodutos dos elementos componentes (filhos) corresponda ao subproduto do elemento pai.
A soma dos subprodutos componentes deve ser equivalente ao subproduto que foi decomposto.
IX - Não decomporás em somente um subproduto.
De acordo com o mandamento anterior, se um elemento tem somente um componente, ele é igual ao pai e, em assim sendo, por que representá-lo duas vezes?
X - Não repetirás o mesmo elemento como componente de mais de um subproduto.
Não podemos ter um elemento (filho) como componente de mais de um subproduto (pai). Ex.: Considerando que para ministrarmos dois treinamentos utilizamos a mesma apostila, não devemos colocar a elaboração desta como subproduto dos dois treinamentos. É importante lembrar que podemos ter elementos com o mesmo nome compondo subprodutos diferentes, mas cada um com um significado específico.
Bons projetos!!!
* Fonte:
GERENCIAMENTO DE PROJETOS - COMO DEFINIR E CONTROLAR O ESCOPO DO PROJETO
CARLOS MAGNO DA SILVA XAVIER
2 Edição | 2009
