Após definir o escopo do projeto e planejar suas atividades, a execução propriamente dita tem início e aí surgem as famosas perguntas: estamos no prazo? estamos no custo? qual a tendência do projeto?
Todas ou a maioria dessas perguntas podem ser respondidas com o uso de EVA – Earned Value Analysis ou Análise de Valor Agregado. O Valor Agregado pode ser definido como a avaliação entre o que foi obtido em relação ao que foi gasto e ao que se planejava gastar (VARGAS, 2002).
Mas o tema deste post não é EVA e sim uma outra forma mais simples de analisar a tendência do projeto usando gráficos no Excel.
O primeiro passo é coletar os dados do planejado e do realizado na periodicidade adequada ao projeto, como mensal ou semanal. Se você usa o MS Project, você pode exportar estes dados da view Uso da Tarefa. Leve estes dados para uma planilha no Excel, num formato semelhante ao exibido abaixo.
Os dados não são acumulados ao longo do tempo, como seria necessário para gerar a famosa Curva S.
Depois disso, gere o gráfico no Excel com os dados das horas Planejadas e Realizadas. Baseado no exemplo anterior, o gráfico será semelhante a este a seguir.
O terceiro e último passo é usar a função de tendência do Excel para gerar a tendência da curva do realizado. Para isso, selecione a linha do realizado no gráfico, clique com o botão direito e selecione a opção Adicionar Linha de Tendência.
Na janela de configuração da linha de tendência, selecione aquela que melhor se encaixa à curva do realizado, normalmente uma curva polinomial de 3ª ou 4ª ordem.
O Excel permite que você adicione novos períodos (pontos) a série, projetando tendências de períodos ainda mais distantes. Você pode ainda exibir a equação da tendência no gráfico, além de formatar sua aparência, como cor, espessura e tipo do tracejado. Após fazer isso, o gráfico pode ficar parecido como o exibido a seguir.
Analisando o gráfico do exemplo deste post, é possível identificar uma tendência de atraso na entrega do projeto, conforme indicado no gráfico.
O aumento ou diminuição de esforço (e talvez de custo) tem que ser analisada comparando o somatório de todos os pontos das horas planejadas com as da tendência. Para isso você precisa reproduzir os pontos da tendência através da equação exibida no gráfico (o seu x será cada número da coluna Sequencial na tabela de dados elaborada).
É preciso ressaltar que este método de análise de tendência do projeto se baseia em parâmetros puramente matemáticos e por isso pode indicar resultados diferentes daqueles gerados por outros métodos de análise, como por exemplo a Análise de Valor Agregado.
Também há de se observar que a tendência tem associada a si características de imprecisão e incerteza, ou seja, não existe total garantia de que os valores projetados na tendência serão realmente obtidos ao final do projeto.
Quem me apresentou esta técnica foi o César Fernades.
Para baixar os exemplos mostrados anteriormente, clique aqui.
Referência:
VARGAS, R. V. Análise de valor agregado em projetos. Rio de Janeiro,: Brasport, 2002.
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